FAQ

Bil. Soalan Jawapan
1 Adakah dibolehkan untuk penurunan kuasa daripada Ketua Setiausaha (KSU) kepada Ketua Jabatan bagi tujuan menanda tangani pelantikan Unit Pengurusan Fasiliti (UPF) supaya segala urusan mengenai pelantikan dapat dipermudahkan dan dipercepatkan?

Sebagaimana Pekeliling Am Bil.3 Tahun 2021 TPATA di Para 7.2 (b), Pegawai Pengawal (KSU) perlu melantik Pegawai Teknikal Fasiliti (PTF) dan pegawai-pegawai yang berkaitan di peringkat Agensi Kerajaan bagi menguruskan aset tak alih mengikut syarat dan kelayakan yang bersesuaian.

Pegawai-pegawai yang berkaitan termasuklah Pegawai Inspektorat Fasiliti (PIF), Pegawai Operasi Fasiliti (POF) dan Pegawai Daftar & Data Fasiliti (PDF) selanjutnya. Peranan pihak Ketua Jabatan adalah memuktamadkan serta meluluskan senarai pencalonan UPF yang akan dilantik secara rasmi oleh Pegawai Pengawal. Pelantikan daripada pihak Pegawai Pengawal adalah bagi tujuan keabsahan UPF serta acknowledgement sebagai pemilik aset agensi.

Pihak agensi adalah dicadangkan agar penamaan calon UPF berdasarkan jawatan sedia ada supaya kekerapan pelantikan oleh Pegawai Pengawal dapat diminimakan. Walaubagaimanapun cadangan penurunan kuasa melantik UPF daripada Pegawai Pengawal (KSU) kepada Ketua Jabatan adalah tidak dapat dipertimbangkan oleh pihak Urus Setia JPAK pada masa ini.

2 Adakah lantikan Ketua Audit Dalaman dibuat berdasarkan nama pegawai atau jawatan pegawai tersebut?

Lantikan Ketua Audit Dalaman boleh dilantik berdasarkan nama & jawatan. Ketua Audit Dalaman boleh juga dilantik dari Bahagian/Unit Audit (sediada) di Kementerian/ Jabatan tertakluk kepada persetujuan Pegawai Pengawal/ Ketua Jabatan.

Ketua Audit Dalaman adalah bukan dilantik dari kalangan pegawai Unit Pengurusan Fasiliti (UPF). Ketua Audit Dalaman perlu menyediakan program dan jadual audit bagi keseluruhan fasa dalam pengurusan aset tak alih (penggunaan hingga pelupusan).

3 Apakah kelayakan untuk melantik Ketua Audit Dalaman (contohnya gred jawatan, skim jawatan dan sebagainya)?

Kelayakan lantikan Ketua Audit Dalaman adalah tidak ditetapkan secara khusus sama ada dari segi gred dan juga skim jawatan sebagaimana dalam Tatacara Pengurusan Aset Tak Alih (TPATA). Pihak agensi boleh mengesyorkan penamaan calon yang bersesuaian di Bahagian/ Unit Audit (sediada) Kementerian/ Jabatan sebagai Ketua Audit Dalaman tersebut sebelum diangkat untuk pelantikan secara rasmi oleh Pegawai Pengawal.

Selain itu juga, Ketua Audit Dalaman sebagaimana TPATA juga tidak mengkhususkan skim Juruaudit sahaja yang layak menjadi Ketua Audit Dalaman.

4 Adakah terdapat tarikh luput dalam perihal pelantikan Ketua Audit Dalaman? Tiada tempoh sah lantikan atau tarikh luput pelantikan yang dinyatakan sebagaimana TPATA. Pihak agensi boleh menetapkan tempoh masa yang bersesuaian dan sekiranya pegawai yang dilantik menjadi Ketua Audit Dalaman tersebut berpindah, maka pelantikan baharu perlu dilaksanakan semula.
5 Adakah Pelan Strategi Pengurusan Aset (PSPA) (Operasi) perlu disediakan setiap tahun? Pelan Strategi Pengurusan Aset (PSPA) (Operasi) merupakan Pelan Strategi bagi tempoh lima tahun di mana setiap tahun perlu disediakan Pelan Pengurusan Aset (PPA) bagi setiap premis yang melibatkan fasa penerimaan dan pendaftaran aset, operasi dan penyenggaraan aset, penilaian aset, pemulihan/ pemuliharaan/ ubah suai dan naik taraf aset serta pelupusan aset.
6 Adakah Buku Panduan Pejawatan UPF bagi Pengurusan Aset Tak Alih Kerajaan Versi 2.0, masih merujuk kepada Pekeliling Am Bilangan 2 Tahun 2012; Tatacara Pengurusan Aset Tak Alih (TPATA) atau TPATA Versi 2.0 Pekeliling Am Bilangan 3 Tahun 2021? Buku Panduan Pejawatan UPF adalah merujuk kepada Pekeliling Am TPATA yang terkini.

Bil. Soalan Jawapan
1 Apakah dimaksudkan dengan Audit Dalaman?

Suatu proses pemeriksaan untuk menilai keberkesanan kepada pematuhan DPAK, MPAM dan TPATA melalui semakan sistematik yang dijalankan oleh pegawai yang dilantik sebagai Juru Audit Dalaman.

2 Bilakah waktu yang perlu dilaksanakan Audit Dalaman?

Setiap agensi hendaklah melaksanakan audit dalaman sekurang-kurangnya sekali dalam setahun bagi pengurusan aset tak alih di bawah tanggungjawab dan kawalan masing-masing. Mengikut perancangan Jadual Audit Tahunan yang disediakan oleh Ketua Audit Dalaman. Rujuk Prosedur Audit Dalaman dan Jadual Audit Dalaman (JKR.PATA-5A)

3 Siapakah Ketua Audit Dalaman/Ketua Juru Audit? Pegawai yang dilantik oleh Pegawai Pengawal bagi mengetuai semua urusan audit dalaman yang diarahkan.
4 Peranan dan Tanggungjawab Ketua Audit Dalaman/ Ketua Juru Audit?
1. program dan jadual audit tahunan (JKR.PATA-5A)
 Jadual audit tahunan disediakan bagi setiap premis milikan masing-masing sepanjang tahun (Januari – Disember).
Keperluan sumber seperti tenaga juruaudit, peruntukan yang mencukupi, peralatan, dan lain-lain.
2. Melantik Pasukan Audit Dalaman dan sediakan keperluan sumber.  
  • Pelantikan adalah secara rasmi melalui surat lantikan.
  • 3. Mengemukakan program dan jadual Audit Dalaman kepada Pegawai Pengawal bagi tujuan mendapatkan kelulusan. 4. Memastikan tindakan pembetulan dilaksanakan melalui audit susulan (JKR.PATA-5B).  
  • Tindakan pembetulan adalah seperti yang telah diterangkan oleh pasukan audit dalaman.
  • 5. Menyediakan Laporan Audit Dalaman dan serah kepada Pegawai Pengawal & Pejabat Ketua Auditee (JKR.PATA-5C)  
  • Penyerahan Laporan Audit Dalaman untuk pemakluman kepada pihak yang berkenaan untuk tindakan selanjutnya
  • 6.Melaporkan Laporan Audit Dalaman/ Audit Luaran kepada PTF
    5 Siapakah Pasukan Audit Dalaman? Anggota pasukan audit dalaman yang dilantik oleh Ketua Audit Dalaman dan terlatih untuk melaksanakan audit dalaman.
    6 Siapakah Juru Audit Dalaman? Ahli yang telah dilantik sebagai Pasukan Audit Dalaman oleh Ketua Audit Dalaman/ Ketua Juru Audit.
    7 Peranan dan Tanggungjawab Juru Audit Dalaman? 1. Melaksanakan audit mengikut amalan yang ditetapkan
    • Pelantikan adalah secara rasmi melalui surat lantikan.
    2. Merekod hasil penemuan dan serahkan penemuan kepada auditee (JKR.PATA-5B)
    • hasil penemuan diterangkan kepada auditee melalui mesyuarat di pejabat auditee.
    3. Memastikan butir-butir tindakan pembetulan telah diambil tindakan oleh auditee (JKR.PATA-5B)
    • Tindakan pembetulan adalah berdasarkan tarikh siap yang telah dipersetujui antara Juru Audit dan auditee.
    8 Kaedah pelantikan adakah menggunakan surat pelantikan khusus ke atas jawatan Ketua Juru Audit atau menggunapakai surat pelantikan ahli JKPAK (Fasiliti)? Kaedah pelantikan Ketua Audit Dalaman perlu melalui surat lantikan khusus oleh Pegawai Pengawal yang memperjelaskan peranan dan tanggungjawab sebagai Ketua Audit Dalaman.
    9 Lantikan ke atas nama Ketua Audit Dalaman atau lantikan ke atas jawatan Ketua Audit Dalaman?

    Lantikan Ketua Audit Dalaman boleh dilantik berdasarkan nama & jawatan.

    Ketua Audit Dalaman boleh juga dilantik dari Bahagian/Unit Audit (sedia ada) di Kementerian/ Jabatan/ Agensi.

    Ketua Audit Dalaman adalah bukan dilantik dari kalangan pegawai Unit Pengurusan Fasiliti (UPF).

    Ketua Audit Dalaman perlu menyediakan program dan jadual audit bagi fasa penggunaan sehingga fasa pelupusan aset.

    10 Kelayakan lantikan Ketua Audit Dalaman seperti gred jawatan, skim jawatan dan sebagainya?

    Kelayakan lantikan Ketua Audit Dalaman adalah tidak ditetapkan secara khusus sama ada dari segi gred dan juga skim jawatan sebagaimana dalam Tatacara Pengurusan Aset Tak Alih (TPATA).

    agensi boleh mengesyorkan penamaan calon yang bersesuaian di Bahagian/ Unit Audit (sedia ada) Kementerian/ Jabatan/ Agensi sebagai Ketua Audit Dalaman tersebut sebelum diangkat untuk pelantikan secara rasmi oleh Pegawai Pengawal.

    itu juga, Ketua Audit Dalaman sebagaimana TPATA juga tidak mengkhususkan skim Juruaudit sahaja yang layak menjadi Ketua Audit Dalaman.

    11 Tarikh luput pelantikan Ketua Audit Dalaman?

    Tiada tempoh sah lantikan atau tarikh luput pelantikan yang dinyatakan sebagaimana TPATA. Pihak agensi boleh menetapkan tempoh masa yang bersesuaian dan sekiranya pegawai yang dilantik menjadi Ketua Audit Dalaman tersebut berpindah, maka pelantikan baharu perlu dilaksanakan semula sekiranya dilantik berdasarkan nama.

    Penamaan semula juga perlu dilaksanakan sekiranya pelantikan tersebut dilaksanakan berdasarkan jawatan.

    12 Adakah terdapat senarai semak atau senarai soalan auditan yang boleh dijadikan rujukan dan panduan?

    Senarai semak/ soalan auditan adalah bergantung kepada kesesuaian pengurusan aset tak alih di agensi meliputi fasa penggunaan sehingga fasa pelupusan aset tak alih.

    Senarai semak yang disediakan hanyalah sebagai rujukan dan ianya tertakluk kepada penerimaan dan pengubahsuaian Ketua Audit Dalaman.

    13 Siapakah yang perlu melaksanakan Analisis Laporan Audit Dalaman?

    Laporan Audit Dalaman perlu disediakan oleh Ketua Audit Dalaman. PTF perlu melaksanakan analisis penemuan audit dan membentangkan cadangan penambahbaikan dalam Mesyuarat JKPAK (Fasiliti) sukuan ke-IV.

    14 Apakah yang dimaksudkan dengan Batasan Audit?

    Batasan Audit adalah kekangan yang dialami sepanjang proses audit dalaman dijalankan seperti berikut: 1. Kekurangan tenaga auditor;
    2. Jumlah premis di bawah kawalan yang banyak/ Bilangan blok dalam satu premis yang banyak;
    3. Faktor cuaca;
    4. Jarak pergerakan kawasan yang luas;
    5. Kawasan keselamatan;
    6. Kekurangan peruntukan; dan
    7. Lain-lain kekangan yang ada.

    15 Apakah yang dimaksudkan dengan Kerahsiaan Laporan Audit?

    Kerahsiaan Laporan Audit juga membawa maksud bahawa maklumat yang terkandung dalam laporan ini tidak akan disebarkan kepada pihak ketiga tanpa kebenaran pihak auditor dan auditee. Semua maklumat yang telah diberikan kepada pihak auditor semasa audit akan dirahsiakan

    .

    Pernyataan ciri-ciri keselamatan terperingkat dan terkawal hasil audit mengikut akta-akta dan peraturan yang berkaitan.

    pAkta-akta dan Peraturan yang berkaitan:
    1. Arahan Pentadbiran Pengurusan Rekod Jabatan Perkhidmatan Awam Bil.1 Tahun 2018;
    2. Akta Rahsia Rasmi 1972; dan
    3. Lain-lain yang berkaitan.

    16 Apakah yang dimaksudkan dengan NCR Utama (Major)? ketidakwujudan atau kegagalan mematuhi keperluan utama DPAK, MPAM dan TPATA.
    17 Apakah yang dimaksudkan dengan NCR Kecil (Minor)? Kegagalan memenuhi aktiviti tertentu dalam proses / prosedur TPATA.
    18 Apakah yang dimaksudkan dengan Pemerhatian? Ketidaksesuaian atau kekurangan yang tidak diklasifikasikan sebagai NCR tetapi boleh menjurus atau kecenderungan kepada ketidakpatuhan jika tidak diambil tindakan yang memerlukan proses penambahbaikan.
    19 Berapa lama tempoh masa untuk penutupan Non-Comformance Report (NCR)?

    Bergantung kepada situasi ketidakpatuhan dan maklum balas Auditee dalam jangka masa yang dipersetujui antara Ketua Audit Dalaman dan Auditee.

    20

    Siapakah yang dimaksudkan oleh Wakil Premis di dalam borang JKR.PATA-5B?

    Wakil premis merupakan wakil Auditee. Auditee merupakan semua kakitangan di dalam struktur organisasi pengurusan aset / fasiliti / penyenggaraan aset tak alih di semua agensi.

    21 Siapakah yang dimaksudkan dengan Ketua Yang Bertanggungjawab? Ianya merujuk kepada Ketua Pejabat Auditee
    22 Siapakah yang dimaksudkan dengan Ketua Pasukan Audit? Ianya merujuk kepada Ketua Audit Dalaman

    Bil. Soalan Jawapan
    1 Apakah Punca Kuasa dalam pelaksanaan Pendaftaran Aset Tak Alih?

    Punca kuasa pelaksanaan Pendaftaran Aset Tak Alih adalah Pekeliling Am Bil.2 Tahun 2021-MPAM serta Pekeliling Am Bil. 3 Tahun 2021-TPATA.

    2 Bagaimana untuk mendaftarkan satu premis yang terpisah dengan satu laluan / tanah yang bukan hakmilik?

    Premis masih perlu didaftar dengan satu nombor DPA. Maklumat (keluasan, hakmilik, status tanah dan lain-lain) berkaitan hakmilik tanah adalah mengikut apa yang terkandung di dalam geran tanah.

    Contoh : Premis di bawah yang terdiri daripada tiga (3) blok dan satu (1) blok itu yang terpisah dengan satu jalan yang bukan milikan Agensi seperti gambar di bawah :

    3 Adakah bangunan hak milik Persekutuan yang dibina di atas tanah bukan hak milik Persekutuan perlu didaftarkan? Ya. Bangunan tersebut perlu didaftarkan. Secara asasnya, semua Bangunan Persekutuan perlu dibina di atas tanah hak milik Persekutuan.
    4 Sekiranya Bangunan Persekutuan dibina atas tanah Negeri dan penyenggaraan dibuat oleh Kerajaan Negeri, adakah bangunan tersebut perlu didaftarkan? Ya. Bangunan Persekutuan tersebut perlu didaftarkan.
    5 Adakah premis atau bangunan yang disewa/ ditumpang oleh Agensi perlu didaftarkan? Bagaimana cara untuk mendaftarkan premis tersebut? Ya. Premis yang disewa/ ditumpang oleh Agensi perlu didaftarkan sehingga peringkat ruang termasuk komponen aset tak alih milikan Agensi (bagi tujuan pendaftaran lokaliti aset milikan Persekutuan samada aset alih atau aset tak alih). Pendaftaran premis sewa/ tumpang hendaklah merujuk kepada Garis Panduan PeDATA.
    6 Adakah premis yang mempunyai binaan luar sahaja (tiada blok bangunan) perlu didaftarkan? Contoh: padang. Untuk maklumat lanjut, rujuk SKATA Ya. Premis perlu didaftarkan sebagai satu DPA. Manakala, binaan luar tersebut dikategori sebagai DAK binaan luar.
    7 Adakah tanah kosong perlu didaftarkan? Tidak perlu didaftarkan mengikut TPATA. Pihak Agensi boleh merujuk kepada Unit Tanah di Kementerian masing-masing untuk mendapatkan maklumat lanjut.

    Bil. Soalan Jawapan
    1 Bagaimanakah untuk menentukan kedudukan blok bagi sesuatu premis? Terdapat dua (2) kaedah penentuan blok di dalam premis. Kaedah tersebut adalah seperti berikut:
    • i) Penentuan blok berpandukan kepada Lukisan Siap Bina/ Lukisan Terukur/ Gambar Satelit Premis dll
    • ii) Penentuan blok oleh pemilik premis sendiri:
      • a) Penentuan mengikut arah jam seperti berikut :

      • b) Mengikut keperluan pihak pengurusan Agensi seperti berikut :

    2 Bagaimanakah pengekodan blok jika ada pertambahan blok baru kepada blok sedia ada yang telah didaftarkan? Pengekodan keseluruhan blok tidak perlu dibuat semula dan hanya perlu ditambah mengikut turutan kod yang terakhir yang telah didaftarkan.
    3 Bagaimanakah untuk menentukan aras lantai pertama bagi sesuatu blok yang mempunyai dua (2) aras tanah yang berbeza? Aras lantai pertama (Aras 1) bagi sesuatu blok ditentukan mengikut pintu masuk utama di blok tersebut. Rujuk Rajah 4 dan Rajah 5.


    4 Adakah ruang yang tidak mempunyai dinding perlu didaftarkan? (Cth: porch, koridor/ kaki lima dll) Ya. Ruang ini perlu didaftarkan walaupun tidak mempunyai dinding. Ini kerana ruang tersebut mempunyai fungsi tertentu dan juga memerlukan penyenggaraan.
    5 Bagaimanakah mendaftarkan ruang yang mempunyai dinding collapsible seperti Rajah 6 di bawah?

    Ruang ini disyorkan untuk didaftar sebagai dua (2) ruang yang berbeza seperti Rajah 6.

    6 Bagaimanakah ruang tangga didaftarkan? Ruang tangga perlu didaftarkan seperti Rajah 7 di bawah.

    7 Bagaimanakah mendaftarkan Aras Mezzanine? Aras Mezzanine didaftarkan sebagai satu aras dalam bangunan seperti di bawah seperti Rajah 8.
    8 Bagaimanakah cara mendaftar ruang jika berlaku pengubahsuaian (penambahan atau pengurangan ruang)? i. Jika berlaku penambahan ruang, kod ruang adalah mengikut turutan kod yang terakhir yang telah didaftarkan ii. Jika berlaku pengurangan ruang pula, kod ruang yang dominan dikekalkan (ruang yang mempunyai bilangan aset yang banyak).
    9 Bagaimanakah mendaftarkan riser room dan service compartment? i. Jika ruang tersebut mempunyai lantai, ia perlu didaftarkan secara berasingan pada setiap aras ii. Jika ruang yang tidak mempunyai lantai, ia hanya didaftarkan sebagai satu ruang sahaja. (Rujuk Rajah 11).
    10 Bagaimanakah mendaftarkan bilik stor dan ruang parkir di bawah satu bumbung? Didaftarkan sebagai satu blok bangunan yang mempunyai dua (2) ruang, iaitu ruang stor dan ruang parkir.
    11 Adakah pencawang TNB yang berada di dalam kawasan premis perlu didaftarkan? Ya. Perlu didaftarkan walaupun penyenggaraan pencawang TNB dilaksanakan oleh pihak TNB. Walau bagaimanapun pendaftaran tersebut hanya melibatkan pendaftaran sehingga peringkat DAK blok/ ruang sahaja.

    Bil. Soalan Jawapan
    1 Bagaimanakah untuk mengenalpasti komponen Aset Tak Alih pada premis bangunan?

    Berdasarkan Pekeliling Am Bilangan 3 Tahun 2021, Aset Tak Alih didefinisikan sebagai aset yang secara kekal/ tetap atau bersifat kekal/ tetap berada pada tempatnya, tidak boleh dialih atau sukar dialihkan dan usaha untuk buka semula/ penanggalan melibatkan keperluan kepakaran teknikal atau perundangan yang berkaitan termasuk Aset Tak Alih Warisan.

    Bagi mengenal pasti komponen Aset Tak Alih pada premis bangunan dengan lebih mudah, rujukan lanjut boleh dibuat pada dokumen Garis Panduan PeDATA.

    2 Apakah kaedah pelaksanaan pendaftaran komponen Aset Tak Alih? Buat masa ini, kaedah pelaksanaan pendaftaran komponen Aset Tak Alih dilakukan secara manual menggunakan Borang DA.6 iaitu Borang Pengumpulan Data Daftar Aset Khusus - Peringkat Komponen. Seterusnya, data tersebut dipindahkan ke dalam template Microsoft Excel yang telah disediakan.
    3 Bilakah tarikh berkuat kuasa pendaftaran Daftar Aset Khusus (DAK) peringkat komponen? Tarikh kuat kuasa pendaftaran DAK peringkat komponen adalah bermula pada 1 Januari 2015. Sila Rujuk Surat Urus Setia JPAK No. Rujukan JKR/CKS(PKS)/030.040/2/1 Jld.2 (29) bertarikh 6 Februari 2015.
    4 Bagi komponen Aset Tak Alih yang telah didaftarkan dalam Sistem Pengurusan Aset Alih (SPA), adakah pengurusan komponen tersebut perlu mengikut TPATA? Bagi pendaftaran komponen Aset Tak Alih yang telah didaftarkan di dalam SPA, sebelum 1 Januari 2015, ianya akan kekal dan diuruskan sepertimana Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) Pekeliling Perbendaharaan Bil 5/2007 sehingga komponen tersebut dilupuskan.

    Bil. Soalan Jawapan
    1 Apakah Pelan Operasi dan Penyenggaraan Aset (POPA)? Dokumen mengenai perancangan kerja dan perancangan sumber fasa Operasi dan Penyenggaraan Aset (OPA).
    2 Apakah jenis-jenis penyenggaraan di bawah fasa Operasi dan Penyenggaraan i) Operasi Aset
    ii) Penyenggaraan Pembaikan (PyB)
    iii) Penyenggaraan Pencegahan (PyC)
    3 Apakah 2 (dua) kaedah pelaksanaan OPA secara dalaman? Tenaga Jabatan dan Lantikan Kontraktor
    4 Apakah definisi "Agreed Service Level (ASL)"? Tahap Perkhidmatan Yang Dipersetujui mengikut keperluan pelanggan untuk sesuatu aset / fasiliti bagi mencapai objektif agensi kerajaan
    5 Apakah definisi Operasi Aset? Aktiviti yang bertujuan mengekalkan kebersihan, keselamatan, estetik dan kemampanan (sustainability) sesuatu aset mengikut fungsi yang ditetapkan.
    6 Apakah definisi Penyenggaraan Pembaikan (PyB)? Kerja pembaikan perubahan nilai aset apabila berlaku kerosakan / kegagalan supaya aset dapat berfungsi semula mengikut piawaian yang ditetapkan
    7 Apakah definisi Penyenggaraan Pencegahan (PyC)? Kerja penyenggaraan mengikut jadual/ program bagi memastikan setiap komponen aset berfungsi dengan baik dan mengelakkan berlakunya kerosakan besar.
    8 Apakah perbezaan customers satisfaction survey (CSS) dengan staff satisfaction survey (SSS)?

    CSS - untuk pelanggan (customers satisfaction survey) iaitu pengguna premis hadir secara harian berurusan dengan pihak premis.

    SSS (staff satisfaction survey)- pengguna premis yg menggunapakai premis setiap hari dan gunapakai kebanyakan fasiliti dalam premis contohnya pekerja bangunan dan pekerja pembersihan bangunan.

    9 Apakah perbezaan antara Penyenggaraan Pembaikan (PyB), Penyenggaraan Pencegahan (PyC) dan Kerja Pemulihan (PPUN)?

    PyB= corrective maintenance, kerja pembaikan yg dilaksanakan berdasarkan aduan yang diterima. Terdapat (dua)2 jenis iaitu secara jangka dimana PyB jangka dikenalpasti kerosakan awal contohnya dalam penilaian BCA atau lain-lain pemeriksaan . Manakala PyB luar jangka adalah kerja kecemasan.

    PyC = preventive maintenance (kerja berkala) yang biasa utk komponen yang memerlukan kepakaran disiplin. Kerja yg ada frekuensi boleh rujuk garis panduan GBSMG.

    Kerja pembaikan (PyB) boleh dibezakan dengan kerja pemulihan berdasarkan saiz kerja tu, sekiranya aduan yg memerlukan pembaikan kos yg besar / permohonan kos yg baru boleh diletakkan dibawah fasa PPUN, dan sekiranya ia jenis kerja yg berskala kecil boleh diletakkan dibawah fasa OPA.

    10 Apakah KPI Penyenggaraan dan apa kaitan dengan buku panduan Tahap Prestasi Penyenggaraan Aset (TPPA)? KPI Penyenggaraan merupakan pengukuran prestasi terhadapa amalan penyenggaraan bagi skop Operasi Aset (OA), Penyenggaraan Pembaikan (PyB), Penyenggaraan Pencegahan (PyC) dan Kajian Kepuasan (KK) yang dilaksanakan oleh setiap premis kerajaan. Pengukuran KPI Penyenggaraan dapat dinilai dengan merujuk kepada Buku Panduan Pengukuran Tahap Prestasi Penyenggaraan Aset (TPPA) yang boleh dimuat turun melalui portal JPAK (http://jpak.jkr.gov.my) sebagai panduan kepada pihak agensi dalam menentukan tahap KPI Penyenggaraan premis masing-masing secara tahunan.
    11 Sekiranya kerja-kerja penyenggaraan bagi bangunan warisan, perlu dimasukkan di bawah fasa OPA atau PPUN (Pemuliharaan)?

    Bagi kerja penyenggaraan bagi kategori bangunan warisan masih di bawah fasa Operasi dan Penyenggaraan Aset (OPA) dan perlu merujuk kepada Garis Panduan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan (GPOP Warisan) dan boleh dimuat turun melalui portal JPAK (http://jpak.jkr.gov.my) sebagai panduan kepada pihak agensi.

    Kerja Pemuliharaan merupakan pelaksanaan sesebuah projek pemuliharaan bagi bangunan yang digazetkan oleh Jabatan Warisan Negara sebagai bangunan warisan untuk mengekalkan identiti asal bangunan tersebut.

    *Bagi Aset Warisan perlu mengikut keperluan dan prosedur pendaftaran kontraktor di bawah CIDB kod B03 iaitu pemulihan dan pemuliharaan.

    12 Adakah pembelian diesel untuk kegunaan genset perlu direkod dalam fasa Operasi dan Penyenggaraan Aset (OPA) ? Ya, perlu dimasukkan dibawah skop Penyenggaraan Pencegahan (PyC) bawah Mekanikal – Generator Set.
    13 Adakah pemeriksaan dari pihak pakar luaran/dalaman atau mana-mana agensi perundangan perlu diletakkan bawah fasa Penilaian Aset atau OPA? Sekiranya penilaian aset/komponen yang melibatkan pihak pakar boleh diletakkan di fasa Operasi dan Penyenggaraan Aset. Contohnya :- Penilaian lif oleh pihak DOSH atau vendor lif boleh diletakkan di bawah skop Penyenggaraan Pencegahan (PyC) sebagai bayaran fee perkhidmatan yang diberikan.
    14 Apakah perbezaan antar garis panduan Operasi dan Penyenggaraan (GPOP) dan Government Building Scheduled Maintenance Guidelines (GBSMG) ? GPOP - Panduan untuk Pegawai Operasi Fasiliti (POF) dalam menguruskan operasi dan penyenggaraan secara dalaman di premis masing-masing. GBSMG - Panduan untuk Pegawai Operasi Fasiliti (POF) bagi mendapatkan frekuensi bagi kerja berkala / PPM bagi setiap skop (aset dan komponen) di premis masing-masing

    Sebelum kita pergi lebih lanjut, kita hendak mengetahui bahawa Facility Management & Maintenance(FMM) yang dimaksudkan disini adalah FMM yang mempunyai kontrak dengan kerajaan melalui Jabatan Kerja Raya (JKR) dan mengunakan Facility Management & Maintenance Contract(FMMC). FMMC terkini pada saat ini May 2020 adalah FMMC 2016. Sebelum anda menonton video ini anda disarankan untuk meneliti FMM 2016 terlebih dahulu.

    Bil. Soalan Jawapan
    1 Apakah yang dimaksudkan dengan Spesifikasi Teknikal Bagi Facility Management & Maintenance( FMM )? Spesifikasi Teknikal bagi FMM adalah satu spesifikasi teknikal yang menerang keperluan teknikal yang wajib dipatuhi oleh kontraktor FMM yang mempunyai kontrak dengan kerajaan melalui JKR A Government requirement that specifies the:- i. Required Performance from the management of the FM services ii. Required Service Levels during the management of the FM services iii. Performance Indicator to assess the FMM Contractor’s performance
    2 Apakah tujuan Spesifikasi Teknikal bagi FMM ini disediakan? Antara tujuan Spesifikasi Teknikal ini disediakan adalah untuk memberi panduan kepada pihak kontraktor dalam memberikan perkhidmatan kepada kerajaan bagi:
    i. Memastikan aset berada dalam
    kefungsian yang optimum
    ii. Memastikan aset berada dalam keoperasian yang optimum
    iii. Mengoptimumkan kos operasi dan baikbulih
    iv. Memenuhi kehendak pelanggan dan pengguna< v. Dan lain-lain
    3 Bila dan dimanakah Spesifikasi Teknikal bagi FMM ini digunakan? Spesifikasi Teknikal ini dibaca bersekali dengan Facility Management & Maintenance Contract(FMMC) sebagai Appendix 7A bagi semua kontrak FMM dibawah seliaan JKR.
    4 Siapakah yang perlu mengunakan Spesifikasi Teknikal bagi FMM ini? Spesifikasi Teknikal bagi FMM ini perlu digunapakai oleh pemilik aset, Pelanggan, Pegawai Penguasa Fasiliti (FSO), Kontraktor dan semua yang terlibat dalam Kontrak FMM
    5 Apakah skop utama perkhidmatan yang terlibat? Terdapat Empat(4) Skop utama FMM yang terlibat iaitu? i. Facility Management Services ii. Facility Engineering Operation & Maintenance Services iii. Facility Custodial Services iv. Technical Advice and Expert Proposal Services
    6 Bolehkah berikan perincian item yang terdapat dalam Facility Management Services? Antara contoh item yang terlibat dalam Facility Management Services adalah:- i. Quality Management ii. Transition Management iii. Customer Care Management iv. Dan lain-lain
    7 Bolehkah berikan perincian item yang terdapat dalam Facility Engineering Operation & Maintenance Services? Antara contoh item yang terlibat dalam Facility Engineering Operation & Maintenance Services adalah:- i. Computerized Maintenance Management System (CMMS) ii. Mechanical Services iii. Electrical Services iv. Dan lain-lain
    8 Bolehkah berikan perincian item yang terdapat dalam Facility Custodial Services?

    Antara contoh item yang terlibat dalam Facility Custodial Services adalah:- i. Housekeeping Services ii. Pest Control Services iii. Dan lain-lain

    9 Bolehkah berikan perincian item yang terdapat dalam Technical Advice and Expert Proposal Services? Antara contoh item yang terlibat dalam Technical Advice and Expert Proposal Services adalah:- i. Specialist Work ii. Procurement Documentation iii. Lanscape Design iv. Dan lain-lain

    Bil. Soalan Jawapan
    1 Adakah agensi boleh melakukan penilaian aset sendiri bagi bangunan agensi tersebut tanpa melalui Jabatan Kerja Raya (JKR)? Boleh, dengan syarat agensi mempunyai pasukan teknikal yang mencukupi seperti mana kehendak dalam Garis Panduan penilaian yang berkaitan. PIF UPF Jabatan/agensi adalah bertanggungjawab untuk melaksanakan penilaian aset agensi sebagaimana JKR.PATA.F8/1a dan carta prosedur E2.
    2 Adakah istilah ’Nilaian Aset’ sama maksud dengan ‘Penilaian Aset’?

    Tidak. Nilaian Aset adalah harga keseluruhan sesuatu aset mengikut pasaran semasa sebagaimana ditetapkan oleh JPPH (Nilai tanah dan nilai binaan).

    Walau bagaimanapun, Penilaian Aset adalah proses bagi menghasilkan nilai kuantitatif untuk menentukan tahap keadaan dan prestasi aset. Ini merujuk kepada aktiviti Penilaian Keadaan Aset (FCA/BCA) dan Penilaian Prestasi Aset Tak Alih Kerajaan (BPA).

    (Nota:
    Facility Condition Assessment - FCA
    Building Condition Assessment - BCA
    Building Performance Assessment - BPA)

    3 Adakah agensi boleh menggunakan laporan penilaian JKR sahaja untuk menaik taraf bangunan yang telah diperiksa? Keputusan Pelaksanaan Penilaian Aset berdasarkan kepada pengesyoran dan keputusan Pegawai Pengawal tersebut dengan merujuk borang JKR.PATA.F8/4. Oleh itu, laporan penilaian tidak semestinya daripada JKR sahaja.
    4 Apakah jenis penilaian yang boleh dilaksanakan mengikut spesifikasi TPATA? Penilaian yang boleh dilaksanakan adalah seperti mana kehendak dalam Arahan Perbendaharaan Malaysia, PB1.3 - Garis Panduan Penyediaan Cadangan Anggaran Perbelanjaan Persekutuan dan lain-lain Garis Panduan yang berkuat kuasa yang dikeluarkan oleh JPAK/JKR (kaedah penilaian selain ini adalah tidak berkenaan).
    5 Adakah penilaian sistem/komponen boleh diterima sebagai penilaian tahun semasa? Boleh, dengan syarat dalam tempoh 3 tahun semasa pelaksanaan penilaian sistem/komponen, penilaian aset bangunan seperti mana dalam PB1.3 - Garis Panduan Penyediaan Cadangan Anggaran Perbelanjaan Persekutuan telah dilaksanakan.
    6 Adakah laporan penilaian F8/2 boleh digunakan untuk pelupusan sistem/ komponen? Boleh. Penilaian yang boleh dilaksanakan adalah seperti mana kehendak dalam PB1.3 - Garis Panduan Penyediaan Cadangan Anggaran Perbelanjaan Persekutuan. Untuk pelupusan sistem/komponen, penilaian boleh dilaksanakan hanya untuk sistem/ komponen yang hendak dilupuskan.
    7 Adakah bangunan sewa/ tumpang perlu melaksanakan penilaian aset?

    Ya, bangunan sewa/tumpang perlu melaksanakan penilaian/pemeriksaan seperti mana keperluan dalam Perintah Am Bab E, 1974. Walau bagaimanapun, penilaian yang dilaksanakan adalah berdasarkan keperluan pejabat masing-masing. Contohnya adalah:

    1) Sekiranya penyenggaraan dilaksanakan oleh pemilik bangunan/premis, penyewa boleh melaksanakan penilaian sebagai amalan semak dan imbang.
    2) Sekiranya penyenggaraan dilaksanakan oleh penyewa, penilaian perlu dilaksanakan oleh penyewa.
    3) Penyewa perlu menjalankan penilaian bagi pelaksanaan kerja-kerja PPUN.
    8 Adakah LAFAS dikira sebagai salah satu penilaian dalam TPATA?

    LAFAS tidak diambil kira sebagai penilaian aset. LAFAS hanyalah pemerhatian kepada keadaan fizikal bangunan untuk tujuan penentuan keperluan penilaian.

    9 Apakah rujukan yang boleh digunakan untuk analisis kos kitaran hayat aset kerajaan?

    Surat Arahan KPKR Bil. 10/2023 bertarikh 5 April 2023 (Pemakaian Garis Panduan Kos Kitaran Hayat Versi 2.0 dan Manual Pengunaan Kos Kitaran Hayat Versi 2.0) boleh digunakan dalam analisis kos kitaran hayat aset kerajaan.>

    10 Apakah kos kitaran hayat aset kerajaan? Jumlah kos yang dianggarkan bagi sesuatu aset pada keseluruhan fasa kitaran hayatnya (perancangan, pewujudan, penggunaan, pelupusan) yang merangkumi kos pemerolehan dan kos pemilikan.
    11 Beza antara kos pemerolehan dan kos pemilikan sesuatu aset kerajaan?

    Kos pemerolehan merujuk kepada kos-kos awalan suatu aset atau mana-mana bahagiannya yang merangkumi kos-kos perancangan, reka bentuk dan pembinaan. Manakala, kos pemilikan pula ialah kos-kos yang terlibat di sepanjang fasa penggunaan aset atau mana-mana bahagiannya sehingga fasa pelupusan yang merangkumi kos operasi, penyenggaraan, ubah suai, naik taraf dan pelupusan.

    12 Apakah kategori bangunan yang sesuai untuk melaksanakan POE? Bangunan yang beroperasi sepenuhnya selepas enam (6) bulan diduduki dan bangunan yang melalui peringkat Pemulihan/Pemuliharaan/Ubah Suai/Naik Taraf (PPUN).
    13 Siapakah pegawai yang menguruskan pelaksanaan POE? Pegawai Pengawal (PP), Pegawai Teknikal Fasiliti (PTF), Pegawai Inspektorat Fasiliti (PIF), Pegawai Daftar & Daftar Fasiliti (PDF) & Panel Penilai Teknikal (PPT)
    14 Apakah maksud ruang dan fungsi ruang? Kawasan di dalam sesuatu bahagian blok bangunan dan binaan luar yang mempunyai fungsi tertentu. Fungsi ruang adalah keupayaan ruang beroperasi mengikut reka bentuk yang ditetapkan.
    15 Apakah tujuan penyediaan Laporan Penilaian Pengurusan Ruang? Bagi memastikan semua aktiviti pengurusan ruang direkodkan & dianalisis untuk tujuan pengukuran dan pencapaian pelaksanaan dalam pengurusan ruang.
    16 Apakah objektif diadakan pengurusan ruang? 1. Membantu dalam melaksanakan pengurusan ruang secara cekap dan berkesan.
    2. Mewujudkan rekod data ruang yang lengkap
    3. Membantu mengurangkan risiko penyalahgunaan ruang dan meningkatkan persekitaran ruang yang selamat dan kondusif.
    4. Mewujudkan pengurusan ruang yang sistematik & efektif.
    17 Mengapa diadakan Garis Panduan Pengurusan Ruang? Isu penggunaan ruang sering dibangkitkan dalam Laporan Tahunan Audit Negara di mana, antara penemuannya adalah:
    ● Ruang sedia ada tidak digunakan sepenuhnya mengakibatkan pembaziran serta kerugian kepada kerajaan.
    ● Tiada rekod data ruang yang lengkap untuk pelaksanaan pengurusan ruang.
    ● Penyalahgunaan ruang yang mendatangkan risiko kepada keselamatan dan keselesaan penghuni serta pengguna.
    Tiada sistem dan proses yang sistematik dalam menguruskan ruang yang cekap dan berkesan.

    Bil. Soalan Jawapan
    1 Apakah itu PPUN? P = Pemulihan
    P = Pemuliharaan (bagi Aset Warisan)
    U = Ubah Suai
    N = Naik Taraf
    2 Siapakah yang membuat penentuan skop dan aktiviti PPUN? PTF perlu menentukan/menetapkan skop dan aktiviti PPUN seperti yang disenaraikan dalam JKR.PATA.F9/1b.
    3 Adakah cadangan membina baharu sebarang bangunan dalam kawasan milikan agensi atau premis yang sama dianggap sebagai projek PPUN? Pelaksanaan PPUN hanya terpakai bagi aset/ bangunan/jalan/sistem sedia ada. Membina blok tambahan dalam kawasan/ Daftar Premis Aset (DPA) yang sama dikelaskan sebagai Naik Taraf.
    4 Apakah ketentuan atau syarat yang membolehkan pelaksanaan PPUN? PPUN boleh dilaksanakan selepas dan tertakluk pada hasil/keputusan daripada penilaian aset semasa termasuklah analisis Kos Kitaran Hayat (LCC) sebagai justifikasi utama dalam permohonan peruntukan.
    5 Bilakah agensi boleh merancang atau memohon untuk melaksanakan PPUN? PPUN boleh dilaksanakan selepas dan tertakluk pada hasil/keputusan daripada penilaian aset semasa termasuklah analisis Kos Kitaran Hayat (LCC) sebagai justifikasi utama dalam permohonan peruntukan.
    6 Apakah kaedah perolehan yang boleh dibuat untuk melaksanakan PPUN? Kaedah perolehan yang boleh dilaksanakan adalah mengikut nilai kos perolehan projek seperti yang berikut:
    a) Undian
    b) Sebut Harga
    c) Tender
    7 Apakah maklumat atau dokumen yang perlu diterima selepas produk siap PPUN dilaksanakan? Maklumat atau dokumen yang perlu diterima oleh agensi selepas produk siap PPUN dilaksanakan adalah seperti yang berikut:
    a) Penerimaan Lukisan Siap Bina (Salinan keras dan lembut).
    b) Manual Operasi dan Penyenggaraan.
    c) Senarai Aset Khusus.
    d) Lain-lain dokumen yang berkaitan dengan projek PPUN yang dilaksanakan.
    8 Bolehkah kerja PPUN dilaksanakan tanpa lukisan siap bina bangunan? Lukisan Siap Bina atau Lukisan Terukur yang lengkap perlu tersedia dan perlu disediakan sebelum pelaksanaan aktiviti Pemulihan/ Pemuliharaan/Ubah Suai/Naik Taraf Aset.
    9 Apakah rujukan yang boleh digunakan untuk pemilihan pengelasan projek antara kerja pemulihan/pemuliharaan/ ubah suai/naik taraf aset? Surat Arahan KPKR Bil. 4/2022 digunakan sebagai makluman dan arahan berkenaan Kriteria Pengelasan PPUN bagi sset bangunan.
    10 Adakah setiap blok dalam satu premis yang hendak dilaksanakan kerja pemulihan/pemuliharaan/ubah suai/ naik taraf sset perlu menyediakan Pelan PPUN? Hanya satu (1) Pelan PPUN (JKR.PATA-F9/1) meliputi blok-blok atau ruang-ruang yang terlibat (penyenaraian skop) di bawah satu daftar premis sset (DPA) yang perlu disediakan.
    11 Apakah rujukan untuk kerja membaik pulih bangunan warisan? Kerja/projek yang melibatkan sset tak alih warisan termasuklah pembaikpulihan, pembinaan semula, pemulihan dan penyesuaian atau mana-mana gabungannya hendaklah merujuk pada Akta Warisan Kebangsaan 2005 (Akta 645) dan Garis Panduan Pemuliharaan Bangunan Warisan 2016.
    12 Adakah kerja membaik pulih aset pendawaian elektrik dan penghawa dingin dikelaskan sebagai projek naik taraf aset? Ia dikelaskan sebagai Pemulihan. Kerja/projek dikelaskan sebagai naik taraf hanya jika ia melibatkan peningkatan prestasi bagi sistem mekanikal/elektrik/ICT berbanding sedia ada (lama).
    13 Bolehkah agensi secara ‘ad hoc’ hendak melaksanakan kerja ‘ubah suai’ ruang-ruang pejabatnya yang dilihat telah usang dan buruk oleh penghuni/ penggunanya?

    1. Istilah ‘ubah suai’ adalah tidak tepat. Ubah suai hanya terpakai apabila terdapat pengubahsuaian dalaman yang melibatkan perubahan keadaan fizikal/fungsi aset secara one-off tanpa melibatkan struktur dan pertambahan saiz bangunan.

    2. Istilah yang betul bagi cadangan tajuk kerja/projek ialah ‘pemulihan’ (jika mengekalkan spesifikasi/ciri-ciri asal) atau ‘naik taraf’ (jika terdapat peningkatan spesifikasi/prestasi berbanding asal/sedia ada).

    3. Agensi hendaklah melaksanakan penilaian aset yang menjustifikasikan keperluan serta menyokong permohonan peruntukan untuk melaksanakan PPUN.

    14 Bagaimanakah hendak menentukan pemilihan tajuk pengelasan PPUN sekiranya terdapat beberapa skop kerja pemulihan/ pemuliharaan/ubah suai/naik taraf aset bagi projek yang hendak dilaksanakan? Pemilihan tajuk pengelasan PPUN adalah berdasarkan perincian/butiran skop kerja/projek yang besar (utama). Sila rujuk juga Surat Arahan KPKR Bil. 4/2022 sebagai makluman dan arahan berkenaan Kriteria Pengelasan PPUN bagi aset bangunan.
    15 Adakah aktiviti pengerukan/ pengorekan kelodak di jeti perlu dimasukan dalam aktiviti PPUN? Ya, sekiranya projek tersebut melibatkan aktiviti pengerukan dan pengorekan.

    Tidak sekiranya projek hanya melibatkan kerja pengerukan semata-mata.

    16 Bagaimanakah penentuan pemilihan tajuk projek/kerja sekiranya terdapat skop kerja penyenggaraan dan pemulihan dalam projek yang sama? Tajuk projek tersebut adalah Pemulihan. Sila rujuk juga Surat Arahan KPKR Bil. 4/2022 sebagai makluman dan arahan berkenaan Kriteria Pengelasan PPUN bagi aset bangunan..
    17. Apakah yang membezakan antara penyenggaraan dengan pemulihan?

    Aktiviti penyenggaraan adalah aktiviti yang biasanya dijalankan secara berjadual mengikut peruntukan tahunan yang diluluskan bagi tujuan mengekalkan atau menjaga sesuatu binaan bangunan/infrastruktur, sistem atau/dan peralatan supaya beroperasi mengikut fungsi yang ditetapkan.

    Manakala, pemulihan adalah aktiviti one-off (tidak berulang) bagi mengembalikan keadaan fizikal dan kefungsian aset/sistem kepada keadaan asal melalui pembaikan atau/dan penggantian yang tidak melibatkan struktur.

    18 Adakah PPUN boleh dilaksanakan berulang kali atau secara berkala? Pelaksanaan PPUN adalah secara projek (one-off) dan hanya boleh dilaksanakan tertakluk kepada hasil/keputusan daripada penilaian aset semasa termasuklah Analisis Kos Kitaran Hayat (LCC).
    19 Adakah pemulihan/pembaikan untuk kerja darurat tertakluk di bawah PPUN? Kerja darurat boleh menjadi kerja penyenggaraan pembaikan luar jangka agensi. Sebagaimana AP55, Darurat boleh ditakrifkan sebagai kejadian yang bersifat kecemasan yang memerlukan tindakan serta merta supaya tidak menjejaskan kepentingan awam, penyampaian perkhidmatan Kerajaan, mengekang berlakunya kerosakan berterusan. Walau bagaimanapun, kerja pemulihan/pembaikan yang tidak dikelaskan sebagai kerja darurat hendaklah dilaksanakan di bawah prosedur PPUN termasuklah keperluan laporan penilaian aset sebagai prasyarat pengesyorannya.

    Bil. Soalan Jawapan
    1 Bagaimanakah cara sekiranya pihak agensi ingin memohon / mendapatkan salinan Lukisan Siap Bina bagi aset milikannya? Pihak agensi perlu mengemukakan Surat Permohonan Salinan Lukisan Siap Bina (LSB) beserta justifikasi dan maklumat berkaitan aset yang dikehendaki kepada : Pengarah Bahagian Perundingan Pengurusan Aset Cawangan Perancangan Aset Bersepadu Aras 3, Blok C (Lama) Ibu Pejabat JKR Jalan Sultan Salahuddin 50582 Kuala Lumpur (u.p.: Urus Setia Pengurusan Lukisan Siap Bina)
    2 Apakah maklumat yang perlu disertakan di dalam Surat Permohonan Salinan Lukisan Siap Bina? Agensi boleh memberikan maklumat berikut kepada pihak Urus Setia :
    1. Nama Premis / Bangunan; atau
    2. Nama Projek ; atau
    3. Tahun siap bina
    3 Adakah Lukisan Siap Bina bagi semua bangunan kerajaan berada di dalam simpanan Urus Setia ? Tidak, proses pengumpulan Lukisan Siap Bina (LSB) bermula pada tahun 2011. Permohonan Salinan LSB tertakluk kepada ketersediaan LSB di dalam simpanan urus setia. Justeru, ianya terhad kepada :
    1. Projek – projek di bawah seliaan JKR; atau
    2. Aset yang diserahkan kepada JKR untuk penyenggaraan
    Copyrights © 2020 All Rights Reserved by BTM JKR.